BUSINESS SYNERGY · OCHRONA DANYCH
Klauzula RODO
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych potencjalnych klientów, klientów, kontrahentów oraz osób reprezentujących firmy i wskazanych do kontaktu.
Wyjaśniamy, skąd mamy dane, w jakim celu z nich korzystamy i jakie prawa Ci przysługują. Informacja obejmuje dane otrzymane bezpośrednio od Ciebie oraz pozyskane z innych źródeł — zgodnie z art. 13 i 14 RODO.
Wersja: 24.09.2026 r. · Administrator: Business Synergy Sylwia Majer
Masz prawo powiedzieć „nie” marketingowi
W każdej chwili możesz sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych do marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania. Nie musisz podawać przyczyny. Po otrzymaniu sprzeciwu nie będziemy już używać Twoich danych do tego celu.
Napisz na info@business-synergy.net lub odpowiedz na otrzymaną od nas wiadomość. W ten sam sposób możesz wycofać zgodę na kontakt marketingowy danym kanałem.
01. Administrator i kontakt
Administratorem Twoich danych osobowych jest Sylwia Majer, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Business Synergy Sylwia Majer.
Adres: ul. Wręczycka 94, 42-130 Nowa Szarlejka
NIP: 5742007135 · REGON: 543530619
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych i korzystania z praw skontaktujesz się z administratorem przez info@business-synergy.net lub listownie na powyższy adres.
02. Kogo dotyczy ta informacja
Klauzula dotyczy osób pytających o nasze usługi, potencjalnych klientów i kontrahentów, klientów będących osobami fizycznymi — w tym przedsiębiorców — oraz reprezentantów, pracowników i osób kontaktowych organizacji, z którymi nawiązujemy lub prowadzimy relacje biznesowe.
Obejmuje obsługę zapytań, przygotowanie ofert, zgodne z prawem pozyskiwanie klientów, współpracę i związaną z nimi dokumentację.
Nie zastępuje informacji dla kandydatów do pracy ani zasad przetwarzania danych pracowników klientów powierzonych nam przy świadczeniu usług kadrowo-płacowych lub IT.
03. Skąd pozyskujemy dane
- Bezpośrednio od Ciebie — z formularza, e-maila, rozmowy, spotkania, zapytania o ofertę lub przekazanej dokumentacji współpracy.
- Od organizacji, którą reprezentujesz, albo osoby, która wskazała Cię jako kontakt w sprawie współpracy.
- Z publicznie dostępnych źródeł zawodowych — stron firmowych, ogłoszeń rekrutacyjnych i portali z ofertami pracy, zawodowych profili i stron firm w serwisach społecznościowych oraz rejestrów CEIDG lub KRS, w zakresie potrzebnym do konkretnego celu.
Jeżeli dane pozyskaliśmy pośrednio, w skierowanej do Ciebie informacji wskazujemy konkretne źródło Twoich danych, np. adres strony lub nazwę organizacji, która je przekazała, oraz ich kategorie. Możesz również zapytać nas o źródło i posiadany zakres danych.
Publiczna dostępność danych nie oznacza zgody na otrzymywanie ofert.
04. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od źródła i charakteru relacji mogą to być:
- imię i nazwisko, stanowisko, funkcja oraz nazwa reprezentowanej organizacji;
- służbowy adres e-mail, numer telefonu i adres do korespondencji;
- dane działalności gospodarczej, np. firma, adres i NIP osoby prowadzącej działalność;
- informacje zawodowe związane z potrzebami firmy i zakresem możliwej współpracy;
- treść i historia korespondencji, zapytań, ofert, uzgodnień oraz niezbędne dane umów i rozliczeń;
- źródło i data pozyskania danych oraz informacje o udzielonych zgodach, ich wycofaniu, sprzeciwach i innych żądaniach dotyczących danych.
Nie potrzebujemy na etapie pozyskiwania klienta danych o zdrowiu, numerów PESEL ani dokumentacji pracowniczej. Nie przesyłaj ich przez formularz kontaktowy ani w odpowiedzi na ofertę. Bezpieczny sposób wymiany dokumentów ustalamy odrębnie przy współpracy.
05. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane
Podstawa zależy od rzeczywistego celu i Twojej roli w relacji. Nie wszystkie poniższe cele dotyczą każdej osoby.
Rozpoznanie potrzeb i kontaktów biznesowych
Identyfikacja firm zainteresowanych zakresem naszych usług, osób właściwych do kontaktu oraz prowadzenie i aktualizacja niezbędnych informacji o relacjach biznesowych.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz prawnie uzasadniony interes to rozwój działalności i organizacja kontaktów zawodowych. Korzystamy z danych tylko w niezbędnym zakresie, po uwzględnieniu Twoich praw i uzasadnionych oczekiwań.
Ta podstawa nie zastępuje wymaganej zgody na przesyłanie informacji handlowych lub telefoniczny kontakt marketingowy.
Zapytanie, oferta i wykonanie umowy
Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty, uzgodnienie warunków i realizacja współpracy.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy jesteś osobą fizyczną będącą stroną umowy lub na Twoje żądanie podejmujemy działania przed jej zawarciem.
Przy ogólnej korespondencji oraz kontakcie z przedstawicielem lub pracownikiem organizacji podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz interes to sprawna komunikacja i nawiązanie lub obsługa relacji z tą organizacją.
Marketing własnych usług
Przedstawianie usług Business Synergy dopasowanych do zawodowych potrzeb odbiorcy oraz utrzymywanie relacji handlowych, w granicach dozwolonych prawem.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz interes to promocja własnych usług. Ocenę dopuszczalności przetwarzania przeprowadzamy z uwzględnieniem Twoich praw. Masz bezwarunkowe prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego.
Wymaganą zgodę na dany kanał kontaktu uzyskujemy odrębnie — szczegóły w punkcie 06.
Obowiązki prawne i rozliczenia
Prowadzenie wymaganej dokumentacji, rozliczenia podatkowe i księgowe oraz udzielanie odpowiedzi uprawnionym organom, jeśli obowiązek wynika z przepisów.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi, księgowymi lub innymi przepisami nakładającymi dany obowiązek na administratora. Ten cel ma zastosowanie tylko wtedy, gdy powstaje konkretny obowiązek prawny.
Roszczenia i bezpieczeństwo
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, ochrona korespondencji i systemów oraz wyjaśnianie nadużyć związanych z kontaktem lub współpracą.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz interes to ochrona praw, majątku i bezpieczeństwa prowadzonej działalności. Zachowujemy wyłącznie dane niezbędne do danego postępowania lub zabezpieczenia.
Twoje prawa i potwierdzenie ich realizacji
Obsługa żądań dotyczących danych, rejestrowanie sprzeciwów i wycofania zgód oraz wykazanie prawidłowego wykonania obowiązków administratora.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi w szczególności z art. 5 ust. 2, art. 7 ust. 3 i art. 12–22 RODO.
Minimalny zapis o zakazie kontaktu służy respektowaniu Twojej decyzji. Nie wykorzystujemy go do dalszego marketingu.
06. RODO a zgoda na kontakt marketingowy
Podstawa przetwarzania danych i zgoda na użycie kanału kontaktu to odrębne kwestie. Informacje handlowe, w tym marketing bezpośredni, kierowane e-mailem, telefonicznie lub innym kanałem objętym art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej wymagają uprzedniej zgody abonenta lub użytkownika końcowego. Dotyczy to także kontaktów między firmami.
Samo zamieszczenie adresu e-mail lub numeru telefonu na stronie firmy, w rejestrze albo w ogłoszeniu rekrutacyjnym nie oznacza zgody na oferty outsourcingu. Otrzymanie tej klauzuli, brak odpowiedzi lub brak sprzeciwu również nie stanowią takiej zgody.
Zgoda jest dobrowolna i można ją wycofać w każdej chwili, np. odpowiadając na wiadomość lub pisząc na info@business-synergy.net. Wycofanie działa na przyszłość. Nie zmienia oceny zgodności wcześniejszych działań z prawem.
07. Komu możemy udostępniać dane
Dostęp do danych mogą mieć upoważnione osoby działające na rzecz administratora oraz — w zakresie potrzebnym do danego celu:
- dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, utrzymania strony, obsługi IT, bezpieczeństwa i kopii zapasowych;
- dostawcy narzędzi wykorzystywanych do prowadzenia korespondencji, organizacji kontaktów i obsługi współpracy, jeżeli przetwarzają w tym celu dane;
- podmioty zapewniające obsługę księgową, prawną lub inne profesjonalne wsparcie;
- organy publiczne i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie prawa.
Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie właściwych umów i zgodnie z naszymi poleceniami. Podmioty działające jako odrębni administratorzy odpowiadają za własne podstawy przetwarzania. Nie sprzedajemy danych osobowych.
08. Jak długo przechowujemy dane
- Wstępne dane potencjalnego klienta z innych źródeł: tylko przez czas potrzebny do oceny zasadności relacji, nie dłużej niż 12 miesięcy od pozyskania. Usuwamy je wcześniej, jeśli stają się nieaktualne lub zbędne i nie istnieje inny uzasadniony cel ich zachowania.
- Zapytania i oferty, które nie prowadzą do współpracy: przez czas potrzebny do obsługi kontaktu, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej korespondencji od Ciebie w danej sprawie. Nasza kolejna wiadomość sama nie rozpoczyna tego okresu na nowo.
- Marketing: do wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody na dany kanał lub wcześniejszego ustania celu. Okresowo sprawdzamy aktualność danych i potrzebę ich dalszego wykorzystywania.
- Umowy i rozliczenia: przez czas współpracy, a następnie przez okresy przechowywania dokumentacji wymagane właściwymi przepisami podatkowymi i księgowymi oraz okres niezbędny do ochrony roszczeń.
- Roszczenia: w niezbędnym zakresie do upływu właściwego terminu przedawnienia, z uwzględnieniem zdarzeń wpływających na jego bieg, a w razie sporu — przez czas potrzebny do jego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia.
- Żądania dotyczące danych i lista wyłączeń z marketingu: przez czas niezbędny do wykonania obowiązku i wykazania jego realizacji. Minimalny identyfikator kontaktu oraz datę i zakres sprzeciwu lub wycofania zgody możemy zachować tak długo, jak istnieje potrzeba zapobiegania ponownemu włączeniu Cię do naszych działań marketingowych.
Po zakończeniu danego celu dane usuwamy lub anonimizujemy, chyba że ich ograniczone przechowywanie jest nadal konieczne do innego wskazanego wyżej celu. Sprzeciw wobec marketingu nie uprawnia nas do dalszego używania danych w marketingu.
09. Jakie prawa Ci przysługują
Na zasadach określonych w RODO możesz skorzystać z następujących praw:
- Dostęp do danych — informacja, czy przetwarzamy Twoje dane, dostęp do nich i otrzymanie ich kopii.
- Sprostowanie — poprawienie danych nieprawidłowych i uzupełnienie niekompletnych.
- Usunięcie danych — gdy zachodzą przesłanki z art. 17 RODO, np. dane nie są już potrzebne. Prawo to nie jest bezwzględne; wyjątki mogą dotyczyć obowiązków prawnych lub niezbędnej ochrony roszczeń.
- Ograniczenie przetwarzania — w przypadkach z art. 18 RODO, np. na czas sprawdzania zakwestionowanej prawidłowości danych.
- Przenoszenie danych — w odniesieniu do danych dostarczonych przez Ciebie, przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody, gdy spełnione są warunki art. 20 RODO. Możesz otrzymać je w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i, gdy jest to technicznie możliwe, żądać ich przekazania innemu administratorowi.
- Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego — w każdej chwili, bez uzasadnienia, także wobec profilowania w zakresie związanym z tym marketingiem. Po sprzeciwie przestajemy przetwarzać dane do tego celu.
- Sprzeciw wobec innych celów opartych na art. 6 ust. 1 lit. f RODO — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy ważne, prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
- Wycofanie zgody — jeżeli dane w konkretnym przypadku przetwarzamy na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed wycofaniem. Odrębnie możesz wycofać zgodę na marketing danym kanałem.
10. Jak skorzystać z praw
Napisz na info@business-synergy.net, odpowiedz na otrzymaną wiadomość albo wyślij pismo na adres administratora. Opisz, czego dotyczy żądanie. Nie wymagamy specjalnego formularza.
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Jeżeli sprawa jest skomplikowana lub żądań jest wiele, termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. O przedłużeniu i jego powodach poinformujemy w pierwszym miesiącu.
Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna; wyjątki wynikają z art. 12 ust. 5 RODO. Dodatkowych informacji do potwierdzenia tożsamości możemy zażądać tylko przy uzasadnionych wątpliwościach i w niezbędnym zakresie.
11. Prawo skargi do organu nadzorczego
Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z RODO, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Adres: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa
Informacje o złożeniu skargi: uodo.gov.pl.
Możesz również zwrócić się do właściwego organu nadzorczego w innym państwie członkowskim UE, w szczególności w miejscu zwykłego pobytu, pracy lub domniemanego naruszenia. Wcześniejszy kontakt z nami nie jest warunkiem złożenia skargi.
12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy ani organizacjom międzynarodowym.
13. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.
Dobór firm do analizy możliwej współpracy może uwzględniać informacje zawodowe, np. branżę, zakres działalności lub potrzeby widoczne w publicznych ogłoszeniach. Wykorzystanie takich informacji do marketingu pozostaje objęte prawem sprzeciwu.
14. Czy musisz podawać dane
Podanie danych w zapytaniu jest dobrowolne. Brak niezbędnych danych kontaktowych lub informacji o sprawie może uniemożliwić odpowiedź albo przygotowanie oferty.
Dane potrzebne do zawarcia i wykonania umowy stanowią wymóg umowny lub warunek jej zawarcia. Dane niezbędne do prawidłowych rozliczeń mogą być wymagane przez przepisy. Ich brak może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy albo wystawienie wymaganych dokumentów.
Gdy dane uzyskaliśmy z innego źródła, nie masz obowiązku udzielać odpowiedzi ani uzupełniać ich na potrzeby marketingu. Zgoda na marketing nie jest warunkiem odpowiedzi na zapytanie ani zakupu naszych usług.
15. Informowanie i aktualizacje
Przy zbieraniu danych bezpośrednio od Ciebie przekazujemy informację o ich przetwarzaniu w chwili ich pozyskania. Jeżeli dane pochodzą z innych źródeł, przekazujemy informację w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu miesiąca od ich pozyskania, a gdy wcześniej kontaktujemy się z Tobą — najpóźniej przy pierwszej komunikacji. Jeżeli wcześniej ujawniamy dane innemu odbiorcy, informujemy najpóźniej przy pierwszym ujawnieniu, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w RODO.
Jeśli zamierzamy przetwarzać dane w innym celu, wymagane informacje o tym celu przekazujemy przed rozpoczęciem takiego przetwarzania. Klauzulę aktualizujemy, gdy zmieniają się istotne okoliczności przetwarzania.
Informacje dotyczące korzystania z serwisu i formularza znajdziesz również w Polityce prywatności Business Synergy.
Masz pytanie o swoje dane?
Skontaktuj się z nami: info@business-synergy.net. Możesz zapytać o źródło danych, ich zakres i sposób realizacji swoich praw.
RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. Prawo komunikacji elektronicznej oznacza ustawę z 12 lipca 2024 r.